I rimborsi spese per i dipendenti ed assimilati

I RIMBORSI SPESE PER I DIPENDENTI ED ASSIMILATI

Capita spesso che durante l’espletamento delle proprie funzioni, dipendenti e soggetti assimilati ai lavoratori dipendenti (Amministratori/Collaboratori) sostengano spese che poi devono essere rimborsate dal datore di lavoro.

Tali spese vengono solitamente sostenute per:

Le norme fiscali

I  rimborsi spese inerenti all’attività e autorizzati dall’azienda possono essere sostenuti:

• con denaro proprio del dipendente o dell’amministratore, che va quindi rimborsato;
• con denaro dell’azienda.

I due metodi di sostenimento delle spese non vanno a impattare sulle norme fiscali, nel senso che è indifferente, per le disposizioni che si vanno di seguito ad analizzare, quale sia la modalità di pagamento, così come è indifferente la modalità di intestazione dei documenti emessi dai terzi.
Sia, infatti, nel caso di intestazione, ad esempio, della fattura al dipendente o amministratore, sia in caso di intestazione della fattura direttamente all’azienda, la natura della spesa non cambia in quanto si tratta sempre di spese sostenute per l’espletamento dell’attività da parte dei predetti soggetti e più precisamente, come si dirà in prosieguo, per le trasferte degli stessi. Gli abbinamenti che si possono avere, quindi, sono quelli indicati in tabella.

Modalità di sostenimento della spesa e di intestazione del documento
Spesa sostenuta con denaro del dipendente/amministratore	Documento intestato al dipendente/amministratore
Spesa sostenuta con denaro del dipendente/amministratore	Documento intestato all’azienda
Spesa sostenuta con denaro dell’azienda	Documento intestato al dipendente/amministratore
Spesa sostenuta con denaro dell’azienda	Documento intestato all’azienda

A disciplinare i rimborsi spese, per quanto riguarda le imposte dirette, sono l’art. 51 c. 5, per quel che concerne la loro imponibilità in capo al dipendente o all’amministratore, e l’art. 95 c. 3 e 4, per il loro trattamento in capo all’azienda, DPR n. 917/86.

Rimborsi spese
Art. 51 c. 5 DPR 917/86	Norme per la tassazione in capo al dipendente
Art. 95 c. 3 e 4 DPR 917/86	Norme per la deducibilità in capo al datore di lavoro

Il trattamento in capo al dipendente/amministratore

Il quinto comma dell’art. 51 stabilisce la non tassazione in capo al lavoratore dipendente ed all’amministratore (Co.co.co), di somme a questi soggetti erogate a titolo di rimborso spese sostenute per l’espletamento dell’attività.
Tali rimborsi spese si possono così suddividere:

• i rimborsi spese forfetari;
• i rimborsi spese misti;
• i rimborsi spese analitici.

I rimborsi spese forfetari

La prima parte del primo periodo dell’art. 51 c. 5 DPR 917/86 stabilisce che non concorrono a formare il reddito di lavoro dipendente le indennità che vengono percepite da tali soggetti nonché, per l’assimilazione, dagli amministratori, in occasione di loro trasferte o missioni fuori dal territorio comunale in cui ha sede l’impresa del datore di lavoro.
Si tratta di una norma che va a scongiurare la tassabilità, in capo a dipendenti e amministratori, di somme che non costituiscono per questi delle retribuzioni ma, bensì, meramente dei rimborsi, ancorché il Legislatore abbia agito con prudenza, ponendo dei paletti in termini di valori al fine di evitare comportamenti di comodo e purché il rimborso si riferisca a uno spostamento che tecnicamente possa essere inquadrato come trasferta.
A tale proposito, l’Agenzia delle entrate ha avuto modo di chiarire che le diposizioni di cui all’art. 51 c. 5 vanno applicate nel presupposto che il rimborso spese corrisposto al lavoratore dipendente o assimilato vada effettivamente a compensare spese che sono sostenute nel quadro di uno spostamento tecnicamente riconducibile al concetto di trasferta (Ris. AE 17 giugno 2008 n. 248/E).
È bene sgombrare subito il campo da quello che potrebbe essere un equivoco: le spese relative al percorso dalla residenza del dipendente al luogo di lavoro sono spese che, se rimborsate, concorrono alla determinazione del reddito del lavoratore dipendente o dell’amministratore.
Per quanto riguarda, invece, l’individuazione della sede di lavoro del dipendente e dell’amministratore, essa deve essere determinata nel momento in cui viene effettuata l’assunzione ed è rimessa, come ha evidenziato anche la Circ. AE 23 dicembre 1997 n. 326/E, alla libera decisione delle parti.

In merito al limite di valore con riferimento al quale il rimborso spese, per trasferte fuori dal comune, non costituisce reddito di lavoro dipendente e assimilato, la norma individua due diversi valori, che non tengono però conto del rimborso delle spese di viaggio e trasporto che, quindi, non concorrono mai alla formazione del reddito. La somma varia a seconda che la trasferta avvenga all’interno dello Stato oppure all’estero, come di seguito riportato:

• € 46,48 al giorno per dipendente o amministratore, nel caso di trasferta all’interno del territorio dello Stato;
• € 77,47 al giorno per dipendente o amministratore, nel caso di trasferta all’estero.

Rimborso spese forfetario
Rimborso spese di viaggio e trasporto per trasferta fuori dal comune di lavoro	Non tassabile in capo al lavoratore
Rimborso spese, diverse da viaggio e trasporto, per trasferta fuori dal comune di lavoro ma all’interno dello Stato	Non tassabile in capo al dipendente fino a € 46,48 al giorno
Rimborso spese, diverse da viaggio e trasporto, per trasferta all’estero	Non tassabile in capo al dipendente fino a € 77,47 al giorno

I rimborsi spese misti

• Sempre nell’ambito del rimborso spese così detto forfetario, l’art. 51 c. 5 seconda parte primo periodo DPR 917/86 stabilisce che i limiti di rimborso giornalieri e per dipendente di cui si è detto sopra sono ridotti di un terzo nel caso in cui il datore di lavoro rimborsi a parte le spese di alloggio o vitto, o fornisca gratuitamente uno dei due servizi, dando così luogo al così detto rimborso misto.
  In questo caso i limiti giornalieri per le spese diverse dall’alloggio o dal vitto, escluso sempre il rimborso delle spese di viaggio e trasporto che, quindi, non concorrono alla formazione del reddito, sono i seguenti:
  • € 30,99 al giorno e per dipendente o amministratore, nel caso di trasferta all’interno del territorio dello Stato,
  • € 51,65 al giorno e per dipendente o amministratore, nel caso di trasferta all’estero.

  Rimborso spese forfetario con vitto o alloggio rimborsati a parte o gratuitamente forniti dal datore di lavoro
  Rimborso spese di viaggio e trasporto per trasferta fuori dal comune di lavoro	Non tassabile in capo al lavoratore
  Rimborso spese, diverse da viaggio e trasporto, per trasferta fuori dal comune di lavoro ma all’interno dello Stato	Non tassabile in capo al dipendente fino a € 30,99 al giorno
  Rimborso spese, diverse da viaggio e trasporto, per trasferta all’estero	Non tassabile in capo al dipendente fino a € 51,65 al giorno

  Infine, l’art. 51 c. 5 secondo periodo prevede una ulteriore riduzione degli importi forfetari sopra indicati nel caso in cui il datore di lavoro rimborsi a parte sia le spese di vitto che di alloggio.
  Facendo ancora una volta presente che sono sempre esclusi da tassazione il rimborso delle spese di viaggio e trasporto, in questo terzo caso i limiti giornalieri per le altre spese, diverse da quelle di vitto e alloggio, che non concorrono a formare il reddito sono i seguenti:

  • € 15,49 al giorno e per dipendente o amministratore, nel caso di trasferta all’interno del territorio dello Stato,
  • € 25,82 al giorno e per dipendente o amministratore, nel caso di trasferta all’estero.

  Rimborso spese forfetario con vitto o alloggio rimborsati a parte o gratuitamente forniti dal datore di lavoro
  Rimborso spese di viaggio e trasporto per trasferta fuori dal comune di lavoro	Non tassabile in capo al lavoratore
  Rimborso spese, diverse da viaggio e trasporto, per trasferta fuori dal comune di lavoro ma all’interno dello Stato	Non tassabile in capo al dipendente fino a € 15,49 al giorno
  Rimborso spese, diverse da viaggio e trasporto, per trasferta all’estero	Non tassabile in capo al dipendente fino a € 25,82 al giorno

RIEPILOGO:

I rimborsi spese analitici

L’art. 51 c. 5 terzo periodo DPR 917/86 norma il c.d. rimborso spese analitico o a piè di lista. Tale rimborso si basa, in buona sostanza, sulla attestazione analitica, da parte del dipendente o amministratore, delle spese sostenute per la trasferta, che devono essere, quindi, documentate.
La norma fiscale appena sopra richiamata non fissa per tale tipo di rimborso dei limiti massimi di spesa superati i quali, come avviene per i rimborsi forfetari di cui si è detto sopra, scatta la tassazione in capo al lavoratore, ma indica, però, dettagliatamente quali sono i rimborsi che non concorrono a formare il reddito. Si tratta, per la precisione, delle seguenti spese:

• vitto;
• alloggio;
• viaggio;
• trasporto.

Per i rimborsi di altre spese sostenute dal dipendente o dall’amministratore, diverse da quelle sopra elencate, anche se non documentabili ma analiticamente attestate, tra cui, ad esempio, le spese di lavanderia, per il telefono, per il parcheggio, per le mance, ecc., il Legislatore pone, invece, un limite numerico, stabilendo che esse non concorrono a formare il reddito fino ai seguenti limiti massimi giornalieri:

• € 15,49 per le trasferte nazionali;
• € 25,82 per le trasferte all’estero.

È il caso di evidenziare che le spese sostenute dovranno essere inerenti con le esigenze della trasferta.

Rimborsi spese analitici, documentati, riguardano:	Spese di vitto
	Spese di alloggio
	Spese di viaggio
	Spese di trasporto
	Altre spese, ma con i seguenti limiti anche se non documentabili: € 15,49 per le trasferte nazionali € 25,82, per le trasferte all’estero

RIEPILOGO:

Rimborsi chilometrici

L’Agenzia delle entrate, attraverso vari documenti di prassi, tra cui la Ris. AE 30 ottobre 2015 n. 92/E, ha chiarito che i rimborsi chilometrici sono esenti da imposizione in capo al lavoratore, a condizione che l’ammontare dell’indennità sia calcolato in base alle tabelle ACI, avuto riguardo alla percorrenza, al tipo di automezzo usato dal dipendente, o, comunque, dall’amministratore, e al costo chilometrico ricostruito secondo il tipo di autovettura.

Rimborsi chilometrici

Sono esenti in capo al lavoratore se avvengono in base alle tariffe ACI e sono debitamente documentati