Lavoro in trasferta e trasfertisti: guida operativa

LAVORARE IN TRASFERTA : La guida operativa

Il datore di lavoro può decidere di far svolgere la prestazione di lavoro in luogo diverso da quello indicato nel contratto di lavoro. Nella guida operativa si esamina l’istituto della trasferta, sia con riferimento agli adempimenti del datore di lavoro che alla tassazione fiscale delle indennità di trasferta, e la normativa applicabile ai lavoratori c.d. trasfertisti.

Il luogo di lavoro, inteso come sede fisica ove è svolta la prestazione lavorativa, costituisce uno degli elementi essenziali e rilevanti che caratterizzano il rapporto di lavoro.
All’atto dell’assunzione di ogni lavoratore il datore di lavoro è tenuto a comunicare le specifiche del contratto anche in riferimento al luogo nel quale si concretizzerà la prestazione lavorativa.
Il datore di lavoro, in ragione del suo potere direttivo ed organizzativo nei confronti dei lavoratori, può unilateralmente decidere di far svolgere la prestazione di lavoro in un luogo diverso da quello indicato nel contratto di lavoro.

TRASFERTA

La trasferta consiste nel mutamento del luogo di lavoro in cui è abitualmente adibito un lavoratore dipendente.
Questa variazione ha carattere temporaneo e prevede il rientro del lavoratore nella propria sede di lavoro.
Il lavoratore impegnato in una trasferta ha comunque diritto alla retribuzione che avrebbe ricevuto se avesse lavorato nella sede indicata nel contratto di lavoro.
Perché si configuri una trasferta non è necessario che si rilevi la sede aziendale di destinazione; allo stesso mondo non è comunque necessario che venga identificato il tempo della durata della trasferta, è solo importante che sia previsto un rientro presso la “normale” sede di lavoro.

CONSENSO DEL LAVORATORE E LIMITI

La trasferta è disposta dal datore di lavoro in maniera unilaterale; perciò, ai fini dell’efficacia della disposizione, non vi è la necessità che esista il consenso del lavoratore ad adempiere alla richiesta del datore di lavoro.
I limiti posti al datore di lavoro relativamente alla scelta di invio del lavoratore in trasferta sono quelli di legge e di carattere generale rispetto al potere direttivo:

• correttezza e buona fede;
• non discriminazione;
• sicurezza sul lavoro e tutela dell’integrità psicofisica.

TEMPORANEITA’ DELLA TRASFERTA

La durata delle trasferte non è definita od omologata.
Esiste però, nella prassi, una soglia limite oltre la quale “la trasferta” non è più tale; è stabilito infatti che la missione continuativa, in una stessa località e diversa dalla sede di lavoro del dipendente, non può mai superare i 240 giorni
Il concetto di missione continuativa viene meno se, dopo la disposizione della trasferta e l’effettivo svolgimento di questa, si verifica un periodo di interruzione superiore ai 60 giorni.

SPESE

Le spese, o una parte di queste, che sono effettivamente sostenute dal lavoratore in trasferta e che rientrano nell’interesse dell’azienda, sono a carico di questa, se correttamente giustificate attraverso documentazione.
Sono spese rimborsabili le voci che hanno ad oggetto, ad esempio:

• viaggi e spostamenti;
• soggiorno (vitto e alloggio);
• comunicazioni con l’azienda/datore di lavoro;
• ogni altra spesa sostenuta in ragione della missione.

Non sono rimborsabili, se non previsto da accordo nazionale o individuale, le spese sostenute per motivazioni personali.

Trattamento fiscale delle trasferte (art. 51, c. 5, TUIR)
In materia di imponibilità previdenziale e fiscale delle somme erogate per invio in trasferta la norma stabilisce 3 tipologie di regimi.
La scelta della modalità di erogazione delle somme dev’essere la medesima con riferimento alla trasferta complessiva.

1) Rimborsi analitici
Sono esenti per le spese documentate riferite a:

• Vitto
• Alloggio
• Viaggio o trasporto
• Ulteriori spese non documentate fino a 15,49 € giornalieri purché dichiarate dal dipendente.

2) Diaria forfettaria
La diaria forfettaria è esente fino a 46,48 € giornalieri per trasferte in Italia al di fuori del comune ove ha sede l’azienda e di 77,47 € per trasferte all’estero.
Le diarie corrisposte per trasferte all’interno del comune della sede aziendale sono sempre imponibili fiscalmente.

3) Sistema misto (diaria + rimborsi)
La diaria è esente fino a 30,99 € /gg se vi è una fornitura gratuita di vitto o alloggio; se invece vi è rimborso analitico di vitto e alloggio la soglia di non imponibilità è di 15,49 €.
I rimborsi analitici continuano a seguire la regola descritta al punto 1).

TRASFERISTI

I trasfertisti rappresentano una categoria particolare tra i lavoratori, e sono identificabili come quei soggetti che svolgono la propria attività lavorativa in luoghi sempre differenti e comunque al di fuori della sede fisica dell’azienda per cui lavorano.
Dal 2016, il Legislatore, adeguandosi alla posizione assunta dalla giurisprudenza (Cass. 17 febbraio 2016 n. 3066), attraverso il DL 193/2016 conv. in L. 225/2016 ha definito in maniera chiara la platea dei trasfertisti, indicandone le seguenti necessarie caratteristiche:

• la mancata indicazione, nel contratto o nella lettera di assunzione, della sede di lavoro;
• lo svolgimento di un’attività lavorativa che richiede la continua mobilità del dipendente;
• la corresponsione al dipendente, in relazione allo svolgimento dell’attività lavorativa in luoghi sempre variabili e diversi, di un’indennità o maggiorazione di retribuzione in misura fissa, attribuite senza distinguere se egli si è effettivamente recato in trasferta e dove questa si è svolta.

Disciplina generale del reddito dei lavoratori trasfertisti

I lavoratori rientranti nella categoria “trasfertisti” godono di uno speciale regime fiscale e previdenziale.
Le indennità e le maggiorazioni di retribuzione riconosciute, anche se corrisposte con carattere di continuità, ai lavoratori trasfertisti concorrono a formare il reddito dello stesso lavoratore solamente nella misura del 50% (art. 51, c. 6, TUIR).
Esempio:

• Maggiorazione mensile corrisposta: 700,00 €
• Quota esente 50%: 350,00 €
• Quota imponibile previdenziale e fiscale: 350,00 €

ADEMPIMENTI

Non sussistono particolari e specifici adempimenti in capo al datore di lavoro che risulta avere in forza lavoratori trasfertisti, salvo:

• la corresponsione della indennità di trasferta e la sua indicazione a LUL;
• la corretta imposizione fiscale delle indennità (50% imponibile – 50% esenti);
• la non evidenziazione nel contratto individuale della sede di lavoro.