Tutela in caso di whistleblowing

La domanda preliminare che l’azienda deve porsi è se rientra nel perimetro soggettivo del Decreto ed è, pertanto, tenuta o meno ad applicarlo.
In virtù delle disposizioni di cui al secondo comma 2 dell’art. 3 del D.Lgs. n. 24/2023, risultano oggi tenuti agli adempimenti whistleblowing le società e altri enti privati che:

• hanno impiegato, nell’ultimo anno, la media di almeno 50 lavoratori subordinati con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato;
• a prescindere dal numero di lavoratori, hanno adottato un modello di organizzazione e di gestione – MOGC di cui al D.Lgs. n. 231/2001;
• a prescindere dal numero di lavoratori e dall’adozione del MOGC, operano nei cd. “settori sensibili” meglio identificati nell’allegato 1 del D.Lgs. n. 24/2023 (ad es. servizi, prodotti e mercati finanziari, prevenzione del riciclaggio o del finanziamento del terrorismo, sicurezza dei trasporti, tutela dell’ambiente).

Allo stato, la disciplina whistleblowing non si applica a professionisti e STP con meno di 50 dipendenti.

IL CANALE DI SEGNALAZIONE INTERNO

Se l’azienda rientra nel campo di applicazione del D.Lgs. n. 24/2023, deve, dunque, approntare gli opportuni e idonei canali e modalità per la presentazione delle segnalazioni whistleblowing.
In tal senso, la principale novità per le aziende private è rappresentata dall’introduzione di un articolata disciplina per il c.d. “canale interno”, che impone all’azienda di istituire un apposito canale di segnalazione per la gestione e la trasmissione delle informazioni e di introdurre strumenti approntati alla concreta tutela dei segnalanti.
Il canale interno deve garantire da un lato la riservatezza sull’identità del segnalante e di eventuali altri soggetti coinvolti nella segnalazione e dall’altro l’efficacia della segnalazione stessa, che deve poter raggiungere il suo scopo.

È recentemente entrata in vigore una speciale disciplina di tutela per i lavoratori che segnalano, divulgano o denunciano all’Autorità giudiziaria o contabile violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, di cui siano venuti a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato, c.d. whistleblowing.
I datori di lavoro, di conseguenza, sono tenuti ad effettuare una serie di adempimenti per adeguarsi a tale normativa.

La tutela riguarda i seguenti soggetti:
– lavoratori subordinati;
– lavoratori autonomi e collaboratori;
– liberi professionisti e consulenti;
– volontari e tirocinanti (retribuiti e non retribuiti);
– azionisti e persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto.

La tutela dei soggetti “segnalanti” si applica:
– quando il rapporto è in corso;
– durante il periodo di prova;
– quando il rapporto non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
– successivamente allo scioglimento del rapporto, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite prima dello scioglimento del rapporto stesso (nel caso dei pensionati).

LA REALIZZAZIONE DEL CANALE INTERNO

Come primo passo l’azienda dovrà dotarsi di una piattaforma informatica in grado di crittografare i flussi informativi e garantire la riservatezza in entrata delle segnalazioni whistleblowing, e allo stesso tempo individuare uffici o singole risorse (debitamente formate, anche in materia di privacy) responsabili della gestione delle segnalazioni ricevute.
Per la realizzazione del canale normalmente l’azienda si rivolgerà a software house ovvero ad aziende altrimenti specializzate per la fornitura di software o la messa a disposizione di piattaforme telematiche atte a rispettare i parametri di legge sulla integrità e riservatezza dei flussi informatici.
La costruzione del canale interno e delle procedure di gestione dello stesso dovrà, infatti, garantire non solo la riservatezza della persona del segnalante, ma anche quella delle persone coinvolte nella segnalazione a vario titolo, e quindi l’eventuale “incolpato”, il facilitatore ed ogni altro soggetto comunque menzionato.
Anche il contenuto della segnalazione dovrà rimanere riservato per quanto compatibile con le attività necessarie a dare seguito alla segnalazione.

Il sistema dovrà consentire segnalazioni in forma scritta, anche con modalità telematiche quali le piattaforme on line.
Non è più consentito l’uso del solo contatto mail o pec, non garantendo tale modalità la necessaria riservatezza del segnalante e del contenuto della segnalazione. Dovranno inoltre essere previste anche segnalazioni in forma orale.
È importante sottolineare che il sistema di comunicazione in forma orale previsto (segnalazioni giunte attraverso colloqui telefonici, sistemi telematici vocali o incontri di persona richiesti dal segnalante) non è alternativo, ma bensì aggiuntivo rispetto al canale in forma scritta, che dovrà sempre essere predisposto.

LA GESTIONE DEL CANALE

La gestione delle segnalazioni pervenute tramite il canale interno, debitamente predisposto, potrà essere affidata dall’azienda sia a una “persona interna” all’azienda che ad un apposito ufficio, sempre interno, composto da personale dedicato alle segnalazioni, anche se ovviamente non in via esclusiva.
La gestione potrà inoltre essere affidata ad un soggetto esterno.
Diversamente da quanto accade nel settore pubblico, nel settore privato la scelta sul soggetto affidatario è interamente rimessa all’autonomia organizzativa aziendale.
Tuttavia, il soggetto prescelto, interno o esterno che sia, deve godere di “autonomia”; questo requisito viene declinato non solo come autonomia valutativa e decisionale ma anche come imparzialità ed indipendenza.
Oltre a ciò, il personale addetto a ricevere e gestire la segnalazione dovrà essere debitamente formato, non solo sulla specifica normativa whistleblowing, ma anche nelle materie connesse quali, in primo luogo, la normativa privacy.

IL SISTEMA INFORMATIVO

Una volta che l’azienda avrà organizzato, come detto secondo proprie valutazioni discrezionali, una idonea procedura di segnalazione tramite il canale interno, ne darà opportuna informazione ai soggetti interessati mediante il proprio sito internet e la piattaforma on line utilizzata.
Le informazioni che necessariamente devono essere fornite riguardano:

• le specifiche modalità di utilizzo del canale, sia per quanto riguarda la forma scritta che orale;
• la chiara indicazione che è onere del segnalante specificare se vuole mantenere riservata la propria identità e beneficiare delle tutele previste dal decreto legislativo in caso di ritorsioni. Se il segnalante nulla dice in merito la comunicazione verrà considerata come segnalazione ordinaria.

Anche le segnalazioni anonime verranno veicolate, ma ovviamente non vi saranno esigenze di riservatezza e protezione dalle ritorsioni, salvo che l’identità del segnalante non sia disvelata in un momento successivo.

L’ATTIVITÀ DEL GESTORE DEL CANALE

Predisposto e organizzato quanto sopra, il gestore – sia esso soggetto interno o esterno – nel caso riceva una segnalazione qualificata attua le seguenti condotte ed attività:

• rilascia alla persona segnalante un avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione;
• avvia e mantiene le interlocuzioni con il segnalante, attraverso cui può anche richiedere chiarimenti, documentazione a comprova e quant’altro occorra per valutare, tra l’altro, se il segnalante rientra tra i soggetti tutelati dal decreto legislativo, se il contenuto della segnalazione è coperto dalla disciplina whistleblowing, nonché l’attinenza della segnalazione con il contesto lavorativo;
• valuta in via preliminare la non manifesta infondatezza della segnalazione, il fatto che quanto segnalato non sia già di dominio pubblico, il fatto che l’informazione resa dal segnalante non derivi unicamente da indiscrezioni o voci di corridoio;
• dà seguito alle segnalazioni ritenute procedibili e rilevanti nei termini sopra esposti ed intraprende le opportune azioni per valutare l’effettiva sussistenza del fatto segnalato e le risultanze delle indagini nonché le eventuali misure adottate, quali la trasmissione della segnalazione agli uffici, organi o Autorità competenti ai fini dell’instaurazione dei dovuti procedimenti disciplinari, civili o penali;
• in ogni caso fornisce sempre riscontro alla persona segnalante, comunicandogli informazioni circa il seguito che si è dato o si intende dare alla segnalazione.

L’azienda, nell’intero procedimento sopra descritto, sarà tenuta ad osservare quanto previsto dal Regolamento (UE) 2018/1725 – GDPR in materia di privacy nonché ad adottare le misure di tutela dei dati personali degli “interessati” individuati nel segnalante, nella persona segnalata e negli altri soggetti coinvolti.

Efficacia temporale della disciplina
Le disposizioni normative sul whistleblowing si applicano con le seguenti decorrenze a seconda della dimensione aziendale (media occupazionale dell’ultimo anno) e della tipologia di azienda interessata.